Verslo konferencijos dažniausiai neišsineria iš įprastinių rėmų. Jos apsiriboja formaliais susitikimais, konsultacijomis, diskusijomis, griežtai suplanuotais pranešimais. Net ir neskaitlingos konferencijos yra priskiriamos sudėtingų renginių organizavimo kategorijai.
Ko pasigendama Lietuvoje verslo susitikimų ir konferencijų organizavimo srityje?
Kaip rodo esama situacija Lietuvoje vis dar nepakanka vertingos konferencijų organizavimo praktinės patirties. Šios srities renginių organizavimas kol kas yra suvokiamas kaip papildoma viešbučių verslo šaka, todėl kol kas pasigendama aukštos kokybės ir pasiūlos variantų. Padėčiai ištaisyti reikia ieškoti išradingiausių šios veiklos formų, kurios skatintų akivaizdžius pokyčius šioje srityje. Pats laikas kam nors iš verslių žmonių imtis naujovių konferencijų organizavime.
Į kokius etapus yra skirstomas verslo renginių, tame tarpe ir konferencijų, organizavimas?
Pagal nusistovėjusias taisykles bet kokio verslo renginio organizavimas susideda iš trijų etapų. Tai renginio planavimas, parengto plano įgyvendinimas ir sėkmingas paties renginio užbaigimas. Kad viskas sklandžiai klostytųsi, reikalingas aktyvus renginio organizatoriaus, paslaugų teikėjų ir paties užsakovo bendradarbiavimas. Šis darbas turi būti vykdomas labai nuosekliai ir kruopščiai. Organizavimo sklandumą garantuojamas tada, kai visos renginiui reikalingos paslaugos: apgyvendinimas, maitinimas ir patalpų nuoma yra užsakomos iš vieno tiekėjo, nes tada „kairė visada žino, ką daro dešinė“.
Kokią svarbą sėkmingam renginio vyksmui turi jo formatas?
Įprastai renginio formatą iš dalies lemia jo tematika ir jos atskleidimo turinys. Iš konferencijų organizavimo praktikos yra žinoma, jog renginys puikiai sekasi tada, kai dalis informacijos yra pateikiama pranešimų forma, po kiekvieno pranešimo įsukant konferencijos dalyvių diskusiją, praktinius jų užsiėmimus.
Kad konferencija netaptų per daug prėska, tarp pranešimų ir diskusijų yra labai sveika įterpti nedidelius pramoginius, gal net meninius intarpus. Tarpinis smegenų atpalaidavimas nuo įtampos skatina jas dar žvaliau dirbti.
Koks konferencijų rengimo būdas yra pats pigiausias?
Pati pigiausia, todėl taupiausia konferencijų forma – jų virtualumas. Virtuali konferencija itin yra patogi, kai organizuojama tarptautiniu mastu. Tai leidžia sutaupyti lėšas, kurios yra skiriamos lektorių atvykimui į konferenciją, nereikia rūpintis renginio dalyvių apgyvendinimu ir maitinimu, apšvietimu ir įgarsinimu. Kita vertus, tokiose konferencijose pasigendama gyvo bendravimo, betarpiškų kontaktų.
